Como Usar las “Listas de Tareas” para Mejorar tu Rendimiento

Un dia mas… tengo mi lista de “cosas a hacer” delante de mi segun empiezo el dia… me pongo con ello… pasan las horas… trabajo duro y…al final del dia… ¡Oh sorpresa!… no solo no la he completado sino que se ha incrementado…

¿Te suena de algo este episodio?… Seguramente si… al menos estoy segura de que a todos nos ha sucedido en algun momento.. Y entonces…¿donde está el truco?… ¿Sirven las listas?… ¿Sabemos manejarlas?… ¿Son una herramienta correcta?…

Tu Lista de Productividad

Se ha escrito mucho sobre este punto en lo referente a productividad y gestion personal. Hay quienes dicen que no sirven para nada a excepcion de provocar un sentimiento de frustracion acumulado… hay quienes las defienden fervientemente… Personalmente creo que, como la mayor parte de las cosas de esta vida… el punto medio suele ser el mas correcto… aprender a usarlas de la forma mas conveniente creo que es la clave.

En este sentido quizás lo mas sencillo sea aprender de las lecciones que aquellos que las usan con éxito puedan compartirnos y eso es lo que pretendo recoger en este articulo.

  • Construye tu lista al inicio del dia reflejando como máximo 4-5 asuntos o tareas que ese dia quieras hacer… no necesariamente urgentes pero si importantes… y a lo largo del dia asegurate de que tienes la lista presente para que al final del dia hayas podido tachar esas 4-5 tareas y no pasarlas simplemente al dia siguiente.
  • A lo largo del dia… planifica momentos de descanso… hay quien comenta que lo ideal es 90 minutos de concentracion máxima y un paron de 5-15 mins donde hagas una tarea completamente diferente que “cortocircuite” tu mente. Hay queien recomienda periodos de 30 minutos de concentracion maxima en una sola tarea y descansos de 5 minutos entre cada periodo… Busca lo que creas que sea mas eficiente para ti.
  • Otra alternativa es organizar tu lista en secciones… Por ejemplo, una seccion son las llamadas que tengas que hacer en el dia (lo antes posible o en las horas a las que te hayas comprometido), una segunda seccion pueden ser aquellas pequeñas cosas que puedes hacer rapidamente y una tercera seccion, las mas importante, la relativa a proyectos = todas aquellas tareas que van a proporcionarte entrada de ingresos en tu negocio.  Esta parte puede ser que crezca a lo largo del dia porque se nos vayan ocurriendo nuevas ideas o matices… Genial!! Puedes clasificar esta tercera seccion en tareas A, B y C ..siendo las tareas A aquellas que son verdaderamente cruciales y tienen una fecha concreta para ese dia (algunas veces algunas de estas tareas importantes pueden ser B si realmente puedes pasarla a otras fechas sin consecuencias)
  • Una recomendacion… crea esas listas en papel…impresas… algo que puedas realmente tachar o eliminar al final del dia…esa sensacion es genial!
  • Puedes tambien crear diferentes tipos de listas. Un ejemplo (Jim McCann) para tu negocio: lista de cosas que tienes que hacer hoy + lista de cosas mas generales  a hacer + lista de proyectos + lista de ideas a largo plazo.
  • Hazte preguntas: ante de poner una tarea en tu lista de “hoy” hazte la pregunta de si realmente esa tarea necesita ser hecha hoy o no.
  • Usa tus listas no solo para el dia a dia sino tambien para tomar conciencia de como estas usando tu tiempo; al revisarlas podrás darte cuenta de en que y como empleas tu tiempo y en que actividades te enfocas y cual es su rendimiento.
  • No conviertas tus listas en un motivo de frustracion... En ocasiones en nuestras listas solo aparecen aquellas tareas repetitivas que posiblemente no sean las mas apetecibles de nuestro trabajo… Ciertamente esas tareas estan y deben ser realizadas pero…¿que tal si tambien incluyes en esa lista aquellas tareas o ideas que reflejan tus acciones para alcanzar tus verdaderos propositos?…Se trata de planificar las tareas que hacen que te sientas bien porque te ayudan a avanzar hacia tus metas… Requiere esfuerzo de nuestra parte pero…merece la pena!

Mencionados estos puntos relativos a las listas como tal, hay tambien algunos hábitos directamente relacionados que podemos incorporar para mejorar aun mas nuestra gestion y organizacion personal:

  1. Es necesario que tengamos identificados cual es nuestro estilo de trabajo…es decir.. en que moementos tenemos mas energia para organizar bloques de tiempo para realizar las tareas que requieren de mayor atencion . Si identificamos  que tipos de tareas hacemos mejor en que momentos podemos diseñar una “lista” a nuestra medida.
  2.  Busca algun metodo (digital / fisico) para registrar de forma real cuanto tiempo empleas en cada tarea de las que haces cada dia. De esta forma tomarás conciencia de en que usas tu tiempo realmente y en que te enfocas y, por otra parte,  con esta informacion puedes asignar tiempos reales a cada tarea en tus listas y no hacerte “trampas al solitario” y/o llegar al final del dia con la  mitad de la lista pendiente.  Un consejo: añade siempre un pequeño procentaje extra al tiempo que hayas estimado
  3. Adecua tus listas diarias al contexto del dia que tengas por delante... no es igual un dia donde tengas varias reuniones de trabajo con otras personas y/o clientes que un dia en el que tengas varias horas disponibles en tu oficina. Adecua tus tareas a tus disponibilidades reales
  4. Asegurate de que en tu lista diaria, las prioridades se asignan a aquellas tareas que te aseguran que cumples con los compromisos que otros esperan de ti (tu jefe, tus colaboradores, etc…) de manera que el resto del tiempo puedes dedicarte a tareas mas relacionadas con tu proposito mas directo
  5. Crea tus “momentos magicos”… un truco… si pones en la lista en las primeras posiciones las tareas que sabes que son rapidas y que vas a cumplir sin dificultad, en la medida en que vas tachando y cumpliendo, tu grado de motivacion aumenta y pareces tener mas energia y mas capacidad el resto del dia. ¡Pruébalo!
  6. Aprendamos a delegar… a veces nos parece que todas las tareas deben ser realizadas por nosotros..¿De verdad?… analizalo, piensa si no hay otras alternativas disponibles y toma accion al respecto!

Recuerda…estar ocupado es sencillo...ser eficiente y alcanzar tus metas es lo mas duro… Aunque…¡Posible! Incorpora algunos de estos trucos a tu rutina diaria y verás con alegria como cambian tus resultados de productividad.

Si crees que necesitas ayuda en tu proceso de mejora de tu Gestion Personal no dudes en contactar conmigo… Ya sea para un Programa a Tu Medida o para Un Programa Estandar… No tienes nada que perder… Contactame y te diré por que y como…

Programa OrganizaTE- V2.0

 

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Begoña Pabon

Apasionada por las personas y por su riqueza interior. Coach personal, ejecutivo y de negocios, es decir.... siento pasion por el coaching. En los utimos 6 años he descubierto y experimentado las posibilidades del coaching y lo he convertido en un forma de vida, por lo que quiero compartirlo con otras personas que quieran apostar por encontrar la mejor versión de si mismos, tanto en el terremo de su vida personal como de su vida profesional. Mi lema es simple pero profundo: "el cambio es ua puerta que se abre desde dentro....contactame si quieres encontrar la llave" ... y recuerda las sabias palabras de Paulo Cohello: "Cuando menos lo esperamos, la vida nos coloca delante un desafío que pone a prueba nuestro coraje y nuestra voluntad de cambio." Espero poder conocerte pronto!

Un comentario sobre “Como Usar las “Listas de Tareas” para Mejorar tu Rendimiento

  • el 17/05/2017 a las 12:22
    Permalink

    La creación de una lista de tareas es uno de los mejores pasos y consejos para mejorar el rendimiento en el día a día además de disminuir el estrés en cierta manera ya que al llevar un control de lo que tienes y debes hacer es mucho más sencillo y llevadero. Gran artículo. Un saludo

    Respuesta

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